സംസ്ഥാനത്തെ സര്‍ക്കാര്‍ ഓഫിസുകളില്‍ തീപിടിത്തം ഒഴിവാക്കുന്നതിനും തീപിടിത്തമുണ്ടായാല്‍ പ്രധാനപ്പെട്ട രേഖകള്‍ നഷ്ടമാകാതിരിക്കുന്നതിനും തീപിടിത്തം പെട്ടെന്ന് അറിയികുന്നതിനും പാലിക്കേണ്ട മാര്‍നിര്‍ദേശങ്ങള്‍ സംബന്ധിച്ച് ആഭ്യന്തര വകുപ്പ് ഉത്തരവു പുറപ്പെടുവിച്ചു.
കെട്ടിടത്തിലെ വെന്റിലേഷന്‍ സംവിധാനങ്ങള്‍ പൂര്‍ണ്ണമായോ ഭാഗികമായോ അടയ്ക്കരുത്. മതിയായ വെന്റിലേഷന്‍ എല്ലാ ഭാഗങ്ങളിലും ഉറപ്പുവരുത്തണം. പാഴ്ക്കടലാസുകളും പാഴ്വസ്തുക്കളും സമയാസമയം നീക്കം ചെയ്യണം. കെട്ടിടത്തിന്റെ സ്റ്റെയര്‍കേസിലും ടെറസ്സ് ഫ്ളോറിലും പാഴ് വസ്തുക്കള്‍ സൂക്ഷിക്കരുത്. ആവശ്യമായ പ്രാഥമിക അഗ്‌നിസുരക്ഷാ സംവിധാനങ്ങള്‍ സ്ഥാപിക്കണം. റെക്കോഡ് റൂമിലും പ്രധാനപ്പെട്ട ഫയലകള്‍ സൂക്ഷിക്കുന്ന സ്ഥലങ്ങളിലും സ്മോക്ക് ഡിറ്റെക്ഷന്‍ ആന്‍ഡ് അലാറം സിസ്റ്റം സ്ഥാപിക്കണം. പ്രധാനപ്പെട്ട ഫയലുകള്‍ പെട്ടെന്ന് തീ പിടിക്കാത്ത അലമാരകളില്‍ സൂക്ഷിക്കണം. പ്രധാന ഫയല്‍ ഡിജിറ്റല്‍ ആയി സൂക്ഷിക്കുകയും പകര്‍പ്പ് മറ്റൊരു ഓഫീസില്‍ സൂക്ഷിക്കുകയും ചെയ്യണം. കാലപ്പഴക്കം ചെന്ന വൈദ്യുതീകരണ സംവിധാനങ്ങള്‍ മാറ്റണം. RCCB/ELCആ സ്ഥാപിച്ചിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കണം. ഒരു പ്ലഗ് പോയിന്റില്‍ നിന്നും നിരവധി ഉപകരണങ്ങള്‍ക്ക് കണക്ഷന്‍ എടുക്കരുത്. ഓപ്പണ്‍ വയറിംഗ് പൂര്‍ണ്ണമായും ഒഴിവാക്കണം. വയറിംഗില്‍ ജോയിന്റുകള്‍ ഉണ്ടെങ്കില്‍ ശരിയായ രീതിയില്‍ ഇന്‍സുലേഷന്‍ ചെയ്യണം. സ്വിച്ച് ബോര്‍ഡ്, മെയിന്‍ സ്വിച്ച്, യു.പി.എസ് എന്നിവയില്‍ നിന്ന് ആവശ്യമായ അകലം പാലിച്ച് മാത്രമേ തീപിടിക്കാന്‍ സാധ്യതയുള്ള സാധനങ്ങള്‍ സൂക്ഷിക്കാവൂ.
സുപ്രധാന ഫയലുകള്‍ സൂക്ഷിക്കുന്ന റെക്കോര്‍ഡ് റൂം ഓട്ടോമാറ്റിക് ഡിറ്റക്ഷന്‍ സംവിധാനം ഉപയോഗിച്ച് സമീപത്തെ ഫയല്‍ സ്റ്റേഷനുകളില്‍ കോള്‍ ലഭ്യമാകുന്ന വിധത്തില്‍ ഹോട്ട് ലൈന്‍ സംവിധാനം സ്ഥാപിക്കണം. (ബാങ്കുകളില്‍ സ്ഥാപിക്കുന്നതു പോലെ). സര്‍ക്കാര്‍ ഓഫീസുകളില്‍ റെക്കോര്‍ഡ് റൂം സജ്ജമാക്കണം. ഓരോ മുറിയുടെയും വിസ്തൃതി പരിമിതപ്പെടുത്തണം. ഫയലുകള്‍ വലിയ ഉയരത്തില്‍ അടുക്കിവയ്ക്കരുത്.
ഫയലുകള്‍ ഈര്‍പ്പം തട്ടാത്തവിധത്തില്‍ സൂക്ഷിക്കണം. റെക്കോര്‍ഡ് റൂമിലെ വയറിംഗുകള്‍ മുറിക്ക് പുറത്ത് വച്ച് വൈദ്യുതി വിച്ഛേദിക്കുവാന്‍ സാധിക്കുന്ന വിധത്തില്‍ സ്ഥാപിക്കേണ്ടതും മുറിയ്ക്കകത്ത് പ്രവേശിക്കുന്ന സമയത്ത് മാത്രം പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്ന വിധത്തില്‍ വൈദ്യുത ഉപകരണങ്ങള്‍ സ്ഥാപിക്കേണ്ടതുമാണ്. റെക്കോര്‍ഡ് റൂമുകള്‍ക്ക് ആവശ്യമായ എക്സിറ്റ് വിഡ്ത്ത് ഉണ്ടായിരിക്കണം. വിലപ്പെട്ട രേഖകളും ഡിജിറ്റല്‍ രേഖകളും സൂക്ഷിക്കുന്ന റെക്കോര്‍ഡ് റൂമുകള്‍, സെര്‍വര്‍ റൂമുകള്‍, യു.പി.എസ് റൂമുകള്‍ എന്നിവിടങ്ങളില്‍ സ്മോക്ക്/ ഹീറ്റ് ഡിറ്റക്ഷന്‍ സംവിധാനത്തില്‍ പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്ന ഇഛ2/എങ200 ല്‍ പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്ന ടോട്ടല്‍ ഫ്ളഡിംഗ് സംവിധാനം സ്ഥാപിക്കണം.
ഇലക്ട്രിക്ക് ഉപകരണങ്ങള്‍ ഓഫീസ് സമയത്തിന് ശേഷം ഓഫ് ആക്കിയതായി ഉറപ്പാക്കണം.
ഓഫീസിനകത്ത് പാചകത്തിന്/ മറ്റ് ആവശ്യങ്ങള്‍ക്ക് ഹീറ്റര്‍, ഇന്‍ഡക്ഷന്‍ തുടങ്ങിയവ ഉപയോഗിക്കുന്നില്ല എന്ന് ഉറപ്പാക്കണം. സ്റ്റോര്‍ റൂമുകളില്‍ എക്സ്ഹോസ്റ്റ് ഫാനുകള്‍ ഉണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കണം. എല്ലാ ഓഫീസുകളിലും ജീവനക്കാര്‍ക്ക് പ്രഥമിക അഗ്‌നിശമന പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളില്‍ മതിയായ പരിശീലനം നല്‍കണം.
ഫയല്‍ ഓഡിറ്റ്, ഇലക്ട്രിക്കല്‍ ഓഡിറ്റ് എന്നിവ യഥാസമയങ്ങളില്‍ നടത്തി അപാകതകള്‍ പരിഹരിക്കണം. ബഹുനില കെട്ടിങ്ങള്‍ എന്‍.ബി.സി പ്രകാരമുള്ള അഗ്‌നിശമന സംവിധാനങ്ങള്‍ സ്ഥാപിച്ചിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കണം. അഗ്‌നിരക്ഷാ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ക്കായി ഓഫീസ് കോമ്പൗണ്ടിനകത്തേക്കുള്ള റോഡ് എപ്പോഴും തടസ്സരഹിതമായി സൂക്ഷിക്കണം. പ്രധാനപ്പെട്ട ഓഫീസുകളില്‍ നിര്‍ബന്ധമായും നൈറ്റ് വാച്ചര്‍/ സെക്യൂരിറ്റിയെ നിയമിക്കണമെന്നും ഉത്തരവില്‍ പറയുന്നു.
